Opremanje advokatske kancelarije treba da reši tri konkretne stvari: gde se radi, gde se odlažu predmeti i gde se razgovara sa klijentom.
Ako to nije jasno rešeno od početka, kancelarija vrlo brzo počne da smeta radu. Sto postane pretrpan, dokumenta završe na više mesta, a razgovor sa klijentom se vodi u prostoru koji nije ni dovoljno pregledan ni dovoljno miran.
Advokatski posao je specifičan zato što se veliki deo dana provodi sedeći, uz čitanje, pisanje, pregled ugovora, pripremu podnesaka i sastanke.
Zbog toga radni prostor mora da bude organizovan tako da smanjuje nepotrebno ustajanje, traženje papira i stalno pomeranje stvari sa jednog kraja stola na drugi. Dobra kancelarija nije ona koja izgleda “ozbiljno”, nego ona u kojoj može da se radi nekoliko sati bez prekida i bez zamora koji dolazi iz loše postavljenog nameštaja.
Radni sto mora da prati način rada
| Element radnog mesta | Šta treba da omogući u praksi |
| Radni sto | Dovoljno mesta za otvorene fascikle, računar, beleške i svakodnevni rad bez stalnog sklanjanja papira |
| Radna stolica | Višesatno sedenje bez opterećenja u leđima, ramenima i nogama |
| Fiokar ili niski ormarić | Da aktivni predmeti budu blizu i lako dostupni tokom rada |
| Viši ormar ili arhivski deo | Da dokumentacija koja se ne koristi svakog dana ne zauzima radnu površinu |
| Stolice za klijente | Miran i uredan razgovor bez improvizacije i prenatrpanog prostora |
Prva stvar koju treba rešiti kada postanete advokat i otvorite svoju kancelariju, jeste sto. U advokatskoj kancelariji sto nije samo mesto za laptop, već glavna radna površina. Na njemu se često istovremeno nalaze predmet, beleške, zakon, telefon i računar. Zato premali sto vrlo brzo pravi problem, čak i kada kancelarija izgleda uredno na početku.
Za samostalan rad, sto širine oko 160 cm i dubine 80 cm obično daje dovoljno prostora da se dokumentacija drži otvorenom bez stalnog sklanjanja.
Ako se često radi sa većim brojem fascikli ili se predmeti pregledaju zajedno sa klijentom, još je korisnije da radna površina bude šira ili da postoji dodatni pomoćni sto ili komoda uz glavni radni deo.
Važno je i kako je sto postavljen. U praksi je najudobnije kada advokat sedi tako da vidi ulaz, ali da ekran i papiri nisu direktno okrenuti ka stranci. Time se čuva privatnost dokumentacije, a prostor deluje prirodnije u razgovoru.
Sedenje nije sporedna stvar nego deo svakodnevnog rada
View this post on Instagram
U advokatskoj kancelariji veliki deo dana prolazi u sedenju. To nije povremena situacija nego svakodnevni ritam rada. Zato izbor stolice direktno utiče na koncentraciju, zamor i bol u leđima na kraju dana. Kada se bira radna stolica za ovakav posao, važno je da podrži dugotrajan rad, a ne samo da popuni prostor pored stola.
Zato se kvalitetne kancelarijske stolice u ovakvom prostoru ne biraju zbog izgleda, već zbog podešavanja visine, podrške za donji deo leđa i načina na koji prate telo tokom rada.
Ako stolica ne omogućava da stopala budu stabilno oslonjena, da ruke budu opuštene tokom kucanja i da leđa imaju podršku dok se čita ili piše, zamor dolazi brzo i prenosi se na ceo radni dan.
U praksi se to najviše vidi kod dužih priprema predmeta. Posle dva ili tri sata rada razlika između dobre i loše stolice postane potpuno jasna. Zato je to jedan od komada nameštaja na kome nema mnogo smisla štedeti.
Dokumentacija mora da bude blizu, ali ne svuda po kancelariji
Advokatska kancelarija bez jasnog sistema za papire vrlo brzo izgleda pretrpano. Problem nije samo u utisku, nego u vremenu koje se gubi tokom dana. Kada su aktivni predmeti pomešani sa arhivom ili kada je sve na stolu, rad postaje sporiji nego što mora da bude.
Najpraktičnije je da se dokumentacija podeli ovako:
- Aktivni predmeti treba da budu u fiokama ili niskim ormarićima pored stola
- Dokumenti koji se koriste povremeno mogu da stoje u višem ormaru ili polici
- Arhiva treba da bude odvojena od svakodnevnog radnog dela
- Poverljiva dokumentacija treba da bude u elementima koji mogu da se zaključaju
Na taj način sto ostaje pregledan, važne stvari su blizu, a kancelarija ne deluje kao prostor u kome se sve odvija preko gomile papira.
Razgovor sa klijentom traži svoj deo prostora
U mnogim kancelarijama razgovor sa klijentom se vodi preko glavnog radnog stola. To je sasvim u redu, ali onda taj deo mora biti organizovan tako da sastanak ne izgleda kao prekid rada usred haosa sa papirima.
Klijent treba da ima jasno mesto za sedenje, dovoljno prostora ispred sebe i osećaj da se razgovor vodi fokusirano.
Dve stolice ispred stola često su sasvim dovoljno rešenje za manju kancelariju. Ako prostor dozvoljava, mali sto za sastanke ili bočni deo kancelarije može dodatno olakšati razgovore, posebno kada treba pregledati dokumentaciju sa više ljudi odjednom.
Suština je da klijent ne sedi među fasciklama, kablovima i gomilom papira, nego u delu kancelarije koji je pregledan i pripremljen za razgovor.
Rasveta i mir u prostoru prave veliku razliku
Kod advokatskog rada dosta vremena odlazi na čitanje. Zato loša rasveta nije sitnica. Ako je svetlo slabo, oči se brže zamaraju.
Ako pada direktno na ekran ili beli papir, javlja se odsjaj i fokus opada. Najpraktičnije je kada postoji dobro opšte osvetljenje, a po potrebi i dodatna radna lampa za deo stola gde se najviše čita i piše.
Jednako je važan i osećaj mira u prostoru. Advokatska kancelarija ne mora biti velika, ali mora da bude pregledna. Kada su sto, stolica, ormari i mesta za klijente logično raspoređeni, prostor radi u korist advokata. Kada nisu, i mali zadaci počinju da traju duže nego što treba.
Oprema treba da podrži rad, a ne da ga usporava
@tanjafengshui Feng Shui u poslu: Zašto ti uspjeh izmiče Tvoj posao nikada ne stagnira bez razloga. Ako klijenti ne dolaze, ako prodaja stoji, ako osjećaš da radiš mnogo a rezultat izostaje — tvoj prostor to već šapuće. Radni sto, smjer u kojem sjediš, pogled, nered, protok energije u kancelariji ili kućnom uredu — sve to utiče na tvoju produktivnost, fokus, novac i poslovne prilike. Feng Shui je precizan sistem. I kada ga primijeniš, osjetiš konkretne pomake: više klariteta, više klijenata, više tokova. Ako želiš da tvoj radni prostor postane magnet za uspjeh, a ne prepreka — piši mi u poruci. Zajedno otvaramo tvoje polje poslovnog rasta. Prostor u kojem radiš govori tvoje rezultate prije nego ti išta kažeš. #fengshuiposao #biznisenergija #uspjehuzprostor #tanjafengshui ♬ suono originale – Tanja Lukić
Opremanje advokatske kancelarije ima smisla samo ako na kraju olakša svakodnevni posao. To znači dovoljno veliki sto za realan rad sa dokumentima, dobru stolicu za višesatno sedenje, jasno rešenu arhivu i deo prostora u kome se klijent prima bez tenzije i improvizacije. Sve ostalo dolazi posle toga.
Upravo to i jeste poenta dobrog radnog prostora u advokaturi.
Zaključak
Opremanje advokatske kancelarije nema smisla posmatrati kao uređivanje prostora radi utiska.
Suština je da kancelarija omogući normalan, svakodnevan rad bez nepotrebnog gubljenja vremena i bez fizičkog zamora koji dolazi iz lošeg rasporeda i pogrešnog nameštaja.
Kada su sto, stolica, mesto za dokumentaciju i deo za prijem klijenata postavljeni kako treba, rad postaje pregledniji i jednostavniji.
Manje je prekida, manje pomeranja stvari, manje traženja papira i manje opterećenja tokom dana. To se najviše vidi posle nekoliko sati rada, kada prostor ili pomaže ili počinje da smeta.
